Jakie zasady obowiązują przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych? Praktyczny przewodnik

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to kluczowy obowiązek każdej firmy. Prawidłowo prowadzona dokumentacja zapewnia transparentność operacji finansowych i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Poznaj zasady, które warto znać, by prowadzenie ksiąg rachunkowych było zgodne z przepisami oraz efektywne.

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych – od polityki rachunkowości po ochronę danych

Polityka rachunkowości

Każda firma musi posiadać dokumentację polityki rachunkowości, która określa między innymi:

• Rok obrotowy i okresy sprawozdawcze – sposób podziału roku na okresy (miesięczne, kwartalne), dla których firma sporządza sprawozdania finansowe.
• Metody wyceny aktywów, pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
• Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych – zasady dotyczące zakładowego planu kont i przetwarzania danych. Pomocnym narzędziem może być oprogramowanie, takie jak SaldeoSMART, które automatyzuje procesy księgowe.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone przez jednostkę wewnętrzną lub zewnętrzny podmiot, np. biuro rachunkowe. W przypadku prowadzenia ksiąg poza siedzibą firmy kierownik jednostki musi zgłosić nowe miejsce przechowywania ksiąg w urzędzie skarbowym w ciągu 15 dni od przekazania ksiąg na zewnątrz.

Struktura ksiąg rachunkowych

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi posiadać następujące elementy dokumentacji:

• Dziennik – chronologiczne zapisy zdarzeń z danego okresu sprawozdawczego.
• Księga główna – systematyczne zapisy operacji gospodarczych.
• Księgi pomocnicze – szczegółowe dane dotyczące różnych obszarów, takich jak sprzedaż, zakup czy środki trwałe.
• Zestawienie obrotów i sald – przygotowywane na koniec każdego okresu.
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – pełny spis majątku, potwierdzony inwentaryzacją.

W przypadku prowadzenia ksiąg w systemie informatycznym powyższe elementy powinny być odpowiednio zorganizowane jako zbiory danych lub wyodrębnione części bazy danych.

Rzetelność i poprawność zapisów księgowych

Rzetelność ksiąg oznacza, że wszystkie zapisy powinny odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji finansowych. Dowody księgowe muszą być kompletne i prawidłowo sporządzone. Programy, takie jak SaldeoSMART, pomagają eliminować błędy i automatyzują procesy, co zwiększa efektywność i dokładność ewidencji.

Pozostałe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Korekty błędów Błędy w księgach rachunkowych są poprawiane zgodnie z określonymi zasadami. Przy korzystaniu z programów komputerowych można wprowadzać poprawki elektronicznie, co ułatwia proces.

Ochrona danych i dokumentów księgowych Ochrona danych to zabezpieczenie zarówno fizycznych dowodów księgowych, jak i zapisów cyfrowych. Dzięki rozwiązaniom, takim jak przechowywanie danych w chmurze, np. w SaldeoSMART, możliwy jest łatwy dostęp do danych w razie potrzeby, a dokumenty są bezpieczne.

Podsumowanie

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga rzetelności, zgodności z polityką rachunkowości oraz ochrony danych. Odpowiednie narzędzia, takie jak SaldeoSMART, mogą wspomóc ten proces, zwiększając jego efektywność i bezpieczeństwo.