Nota korygująca – kto wystawia i kiedy jest potrzebna?

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga precyzyjnego dokumentowania transakcji. W przypadku błędów na fakturze często pojawia się pytanie: czy wystarczy nota korygująca, czy konieczna jest faktura korygująca? To zależy od rodzaju pomyłki. Warto wiedzieć, kiedy można użyć noty korygującej, kto wystawia notę korygującą i jak poprawnie ją sporządzić.

Nota korygująca a faktura korygująca – czym się różnią?

Oba dokumenty służą do korygowania błędów na fakturze, ale ich zastosowanie jest inne. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca i używa się jej do poprawiania istotnych elementów, takich jak cena, stawka VAT czy ilość sprzedanych towarów. Nota korygująca natomiast służy do poprawiania drobnych błędów formalnych, które nie wpływają na kwoty podatku.

Kiedy stosuje się notę korygującą?

Nota korygująca może zostać wystawiona w przypadku błędów takich jak:

• niepoprawna nazwa firmy,
• błędny adres nabywcy,
• literówki w numerze NIP,
• pomyłki w numerze faktury,
• błędna data sprzedaży lub wystawienia dokumentu.

Nie można jej jednak stosować do korekty wartości transakcji, stawki VAT ani kwoty podatku – w takich przypadkach konieczna jest faktura korygująca.

Kto wystawia notę korygującą?

To nabywca towaru lub usługi wystawia notę korygującą, jeśli zauważy błąd na otrzymanej fakturze. Sprzedawca nie może samodzielnie poprawić błędu za pomocą noty – w razie konieczności skorygowania kwot, musi wystawić fakturę korygującą.

Po wystawieniu noty należy przekazać ją sprzedawcy, który powinien potwierdzić jej otrzymanie. Choć akceptacja nie jest formalnie wymagana, warto uzyskać podpis lub inny dowód przyjęcia dokumentu.

Jak poprawnie wystawić notę korygującą?

Prawidłowo sporządzona nota powinna zawierać:

1. Tytuł „Nota korygująca” oraz jej unikalny numer,
2. Dane nabywcy, czyli podmiotu wystawiającego notę,
3. Dane sprzedawcy,
4. Numer i datę faktury, której dotyczy korekta,
5. Opis błędu oraz poprawne dane,
6. Podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty.

Notę korygującą można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej, jeśli obie strony zgadzają się na taką formę.

Czy warto korzystać z noty korygującej?

Nota korygująca to szybki sposób na poprawienie błędów na fakturze bez konieczności angażowania sprzedawcy w cały proces korekty. Dzięki niej można uniknąć problemów księgowych i administracyjnych, zachowując zgodność z przepisami prawa.